Télétravail : qui prend en charge les frais engagés par le salarié ?

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Pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés, le télétravail est devenu la “règle impérative” pour tous les postes qui le permettent. Mais cette nouvelle organisation du travail pose de nombreuses questions, et notamment concernant les frais engagés par le télétravailleur. Abonnement internet, forfait téléphonique, achat de fournitures de bureau, alimentation… qui, de l’employeur ou du salarié, doit prendre en charge ces coûts ?
Jusqu’en 2017, l’employeur avait l’obligation de prendre en charge les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail. Depuis, cette disposition a été supprimée du code du travail. Mais cela n’implique toutefois pas que le salarié doit supporter la charge de toutes les dépenses liées au télétravail. L’employeur est ainsi tenu de prendre en charge les frais professionnels engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. C’est logiquement le cas des dépenses engagées dans le cadre du télétravail, y compris dans le contexte actuel, lorsqu’il est imposé aux salariés. Côté employeur, le remboursement de ces frais est exclu de l’assiette des cotisations sociales.
Comment le salarié peut se faire rembourser
Le salarié qui souhaite se faire rembourser doit prendre contact avec son employeur. L’employeur peut rembourser le salarié “au réel”, c’est-à-dire sur la base des frais réellement engagés par le salarié, sur présentation de justificatifs. Depuis fin 2019, l’employeur peut également rembourser le salarié au moyen d’une allocation forfaitaire, qui couvre l’intégralité des frais liés au télétravail. Son montant varie selon le nombre de jours effectués en télétravail : 10 euros par mois pour un jour de télétravail par semaine, 20 euros par mois pour 2 jours, etc. Si le remboursement dépasse ces limites, la fourniture de justificatifs sera nécessaire pour que l’entreprise puisse prétendre à l’exonération de charges sociales.
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Abonnement mobile et internet
Le salarié qui utilise sa connexion internet et son forfait téléphonique en télétravail peut prétendre à un remboursement par son employeur au titre des frais professionnels. Le remboursement sera effectué au prorata du temps d’utilisation professionnelle de ces équipements. Pour être totalement exonéré de cotisations sociales, l’employeur doit justifier de façon précise et certaine du nombre d’heures de connexion consacrées par le salarié à son travail.
Achat de fournitures
Lorsqu’elles ne sont pas fournies par l’entreprise, le télétravailleur peut être amené à investir dans des fournitures consommables pour les besoins du télétravail : ramettes de papier, cartouches d’encre… Ces dépenses peuvent être remboursées par l’employeur au titre des frais professionnels, sur justificatif.
>> A lire aussi – Etes-vous un bon télétravailleur ?
Frais de repas
Le salarié placé en télétravail doit bénéficier des mêmes droits que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise. Il doit donc continuer à bénéficier des titres restaurants, dès lors que ses journées s’organisent en deux temps entrecoupés d’une pause repas.
Si le salarié ne bénéficiait pas de titres restaurants mais d’une subvention au restaurant d’entreprise, le fait d’être placé en télétravail le prive de ce bénéfice. Pour autant, l’employeur n’est pas tenu de “compenser” cette perte par le versement d’une indemnité repas, le salarié pouvant prendre ses repas à domicile.
>> Cyber sécurité : on vous en dit plus sur les bons réflexes à avoir en télétravail dans le JT, le Journal du Télétravail de Management

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